Automatyzacja procesów biznesowych bez kodowania – Przewodnik po automatyzacjach za pomocą Make.com

Make.com (wcześniej Integromat) to platforma no-code, umożliwiająca integrację różnych aplikacji oraz automatyzację procesów biznesowych bez konieczności programowania. System pozwala na tworzenie scenariuszy składających się z wyzwalaczy (triggers) oraz akcji (actions), dzięki czemu można eliminować ręczne, powtarzalne zadania.

Dzięki Make.com firmy mogą usprawniać operacje w obszarach takich jak e-commerce, marketing, HR czy obsługa klienta, a także zwiększać efektywność procesów administracyjnych i sprzedażowych.

Funkcje Make.com i proces konfiguracji

Make.com oferuje wizualny edytor, który pozwala na budowanie scenariuszy metodą „przeciągnij i upuść”. Każdy scenariusz składa się z następujących elementów:

• Wyzwalacz (Trigger) – zdarzenie inicjujące automatyzację (np. nowa wiadomość e-mail).
• Moduły – integracje z różnymi aplikacjami (np. Google Drive, Slack, Shopify).
• Akcje (Actions) – działania, które mają zostać wykonane po uruchomieniu wyzwalacza (np. zapisanie pliku, wysłanie powiadomienia).

Po uruchomieniu scenariusza Make.com przetwarza dane w czasie rzeczywistym, eliminując konieczność manualnego wykonywania zadań.

Przykładowe automatyzacje różnych obszarów za pomocą Make.com

E-commerce

Handel internetowy wymaga sprawnej obsługi zamówień, synchronizacji magazynów oraz skutecznej komunikacji z klientami. Make.com pozwala na automatyzację kluczowych procesów, co przekłada się na większą efektywność operacyjną.

Zarządzanie zamówieniami i stanami magazynowymi

• Synchronizacja zamówień między różnymi platformami sprzedażowymi – automatyczne przesyłanie informacji o zamówieniach z Shopify, WooCommerce lub Allegro do systemu ERP lub arkusza Google Sheets.
• Powiadomienia o niskim stanie magazynowym – gdy produkt osiągnie określony próg ilościowy, Make.com może wysyłać alert do zespołu sprzedaży lub automatycznie generować zamówienie u dostawcy.
• Automatyczna obsługa zwrotów – Make.com może przekazywać dane o zwrotach do CRM, generować dokumenty księgowe i wysyłać potwierdzenia e-mail do klientów.

Obsługa klienta i automatyzacja procesów komunikacyjnych

• Automatyczne odpowiedzi na zapytania klientów – po otrzymaniu wiadomości e-mail system może wysłać predefiniowaną odpowiedź lub przekierować zapytanie do odpowiedniego działu.
• Integracja z systemami CRM – Make.com może automatycznie przesyłać dane klientów do HubSpot, Salesforce lub Pipedrive, umożliwiając lepsze zarządzanie relacjami z klientami.
• Automatyczna analiza opinii klientów – system może pobierać recenzje produktów z Amazon, Allegro czy Shopify, analizować ich sentyment i przesyłać raport do zespołu obsługi klienta.

Raportowanie i analiza danych

• Automatyczne generowanie raportów sprzedażowych – system może zbierać dane o sprzedaży i przesyłać je do Looker Studio lub Excel w określonych interwałach czasowych.
• Monitorowanie konkurencji – Make.com może regularnie pobierać dane o cenach konkurencyjnych produktów i zestawiać je w arkuszu kalkulacyjnym.
• Zarządzanie kampaniami rabatowymi – automatyczne tworzenie i dystrybucja kodów rabatowych dla klientów na podstawie ich historii zakupowej.

Marketing

Działy marketingowe korzystają z wielu narzędzi do zarządzania kampaniami reklamowymi, mediami społecznościowymi i bazami klientów. Make.com pozwala na automatyzację powtarzalnych procesów oraz integrację różnych platform.

Zarządzanie kampaniami reklamowymi

• Automatyczna synchronizacja leadów – Make.com może pobierać dane z formularzy Facebook Ads lub Google Ads i przesyłać je do CRM lub arkusza Google Sheets.
• Raportowanie kampanii w czasie rzeczywistym – dane o konwersjach mogą być automatycznie przesyłane do Looker Studio lub Power BI, co pozwala na bieżąco analizować skuteczność działań reklamowych.
• Dynamiczna zmiana budżetów reklamowych – system może monitorować wyniki kampanii i automatycznie dostosowywać budżet na podstawie ustalonych KPI.

Publikowanie treści w mediach społecznościowych

• Automatyczne planowanie i publikacja postów – Make.com może łączyć się z LinkedIn, Facebook, Instagram i Twitterem, aby publikować treści zgodnie z harmonogramem.
• Monitorowanie wzmianek o marce – narzędzie może śledzić wzmianki o firmie w mediach społecznościowych i wysyłać alerty zespołowi marketingowemu.
• Automatyczna analiza zaangażowania – system może zbierać dane dotyczące liczby interakcji, udostępnień i komentarzy, a następnie generować raporty o skuteczności publikowanych treści.

Obsługa kampanii e-mail marketingowych

• Segmentacja bazy klientów – na podstawie zachowań użytkowników Make.com może przypisywać ich do odpowiednich grup w systemach Mailchimp, ActiveCampaign lub HubSpot.
• Automatyczna wysyłka newsletterów – po zapisaniu się użytkownika do newslettera system może przesyłać mu sekwencję wiadomości powitalnych.
• Personalizacja treści kampanii e-mail – Make.com może analizować historię interakcji użytkowników z wcześniejszymi wiadomościami i dostosowywać kolejne e-maile do ich preferencji.

HR i Rekrutacja

Zarządzanie procesami rekrutacyjnymi wymaga sprawnego przetwarzania aplikacji kandydatów, kontaktowania się z nimi oraz zarządzania kalendarzem rozmów kwalifikacyjnych. Make.com umożliwia automatyzację tych działań, co skraca czas selekcji i poprawia jakość obsługi kandydatów.

Zarządzanie aplikacjami kandydatów

• Automatyczne przesyłanie CV do bazy danych – po otrzymaniu aplikacji Make.com może zapisywać dane kandydata w Airtable, Google Sheets lub systemie ATS.
• Przypisywanie kandydatów do rekruterów – system może kierować aplikacje do odpowiednich rekruterów na podstawie stanowiska i lokalizacji.
• Automatyczna analiza dopasowania kandydatów – Make.com może oceniać CV kandydatów na podstawie zdefiniowanych kryteriów i priorytetyzować aplikacje o najwyższym dopasowaniu.

Planowanie rozmów kwalifikacyjnych

• Integracja z kalendarzem Google lub Outlook – Make.com może automatycznie planować spotkania rekrutacyjne i wysyłać przypomnienia do kandydatów oraz rekruterów.
• Wysyłka informacji zwrotnej – po zakończeniu rozmowy kwalifikacyjnej system może automatycznie wysyłać e-maile do kandydatów z informacją o wyniku rekrutacji.
• Automatyczne przypomnienia o follow-upie – system może wysyłać powiadomienia do rekruterów, aby ponownie skontaktowali się z kandydatami po określonym czasie.

Automatyzacja procesów onboardingowych

• Generowanie dokumentów dla nowych pracowników – Make.com może automatycznie wysyłać umowy, regulaminy oraz instrukcje onboardingowe.
• Przypomnienia o pierwszych zadaniach – system może wysyłać nowym pracownikom harmonogram działań i powiadomienia o szkoleniach.
• Automatyczna konfiguracja kont pracowniczych – Make.com może tworzyć konta w systemach firmowych (Slack, Google Workspace, CRM) na podstawie danych z działu HR.

Obsługa klienta

Wysoka jakość obsługi klienta jest kluczowym czynnikiem wpływającym na lojalność klientów i ich satysfakcję. Automatyzacja procesów obsługi klienta pozwala skrócić czas reakcji, zapewnić spójność komunikacji oraz zoptymalizować pracę zespołu wsparcia.

Automatyzacja systemu zgłoszeń i kontaktu z klientem

• Automatyczna klasyfikacja zgłoszeń – Make.com może analizować treść wiadomości e-mail lub formularzy kontaktowych i przypisywać zgłoszenia do odpowiednich kategorii (np. zwroty, problemy techniczne, pytania o produkt).
• Automatyczne przypisywanie zgłoszeń do odpowiednich działów – system może kierować zapytania klientów do właściwych specjalistów na podstawie słów kluczowych w treści wiadomości.
• Tworzenie zgłoszeń w systemach helpdesk (Zendesk, Freshdesk, HubSpot Service Hub) – Make.com może automatycznie generować zgłoszenia w systemie obsługi klienta po otrzymaniu wiadomości e-mail lub zapytania na czacie.

Integracja obsługi klienta z innymi systemami

• Automatyczne wysyłanie podsumowania rozmowy – po zakończeniu rozmowy telefonicznej Make.com może generować notatkę w systemie CRM oraz wysyłać klientowi e-mail z podsumowaniem rozmowy.
• Monitorowanie i analiza opinii klientów – system może zbierać recenzje z platform e-commerce oraz social media, analizować ich sentyment i przekazywać raporty do zespołu obsługi klienta.
• Automatyczne generowanie ankiet satysfakcji – po zakończonym kontakcie Make.com może automatycznie wysyłać ankietę NPS lub CSAT do klienta, umożliwiając ocenę jakości obsługi.

Obsługa czatu i chatbotów

• Integracja chatbota z systemami helpdesk – Make.com może przekazywać wiadomości z chatbota do odpowiednich działów, gdy interakcja wymaga zaangażowania pracownika.
• Tworzenie bazy najczęściej zadawanych pytań (FAQ) – system może analizować zgłoszenia klientów i automatycznie aktualizować bazę wiedzy, aby ułatwić przyszłe interakcje.
• Automatyczna obsługa powiadomień o statusie zgłoszenia – Make.com może monitorować postępy w obsłudze zgłoszeń i automatycznie informować klientów o zmianach statusu.

Finanse i księgowość

Działy finansowe i księgowe przetwarzają dużą liczbę dokumentów i transakcji, co czyni je idealnym obszarem do wdrożenia automatyzacji. Make.com umożliwia redukcję błędów ludzkich, przyspieszenie procesów i poprawę przepływu informacji pomiędzy systemami księgowymi, bankowymi oraz narzędziami do fakturowania.

Automatyczne przetwarzanie faktur i dokumentów księgowych

• Automatyczne pobieranie i klasyfikacja faktur – Make.com może monitorować skrzynkę e-mail, pobierać załączniki z fakturami, zapisywać je w odpowiednim folderze na Dysku Google oraz przesyłać dane do systemu księgowego (np. Xero, QuickBooks, Fakturownia).
• Rozpoznawanie treści faktur (OCR) i ich przetwarzanie – narzędzie może integrować się z Google Vision AI lub innymi rozwiązaniami OCR, aby automatycznie odczytywać dane z faktur i przypisywać je do właściwych kategorii księgowych.
• Automatyczna archiwizacja dokumentów księgowych – Make.com może organizować pliki w chmurze na podstawie daty, kwoty lub kontrahenta, co ułatwia wyszukiwanie dokumentacji w przyszłości.

Automatyzacja raportowania finansowego

• Generowanie miesięcznych raportów finansowych – system może pobierać dane z różnych źródeł (np. systemów księgowych, arkuszy Google, CRM) i automatycznie generować raporty w Looker Studio lub Excel.
• Automatyczna analiza wydatków i przychodów – Make.com może monitorować transakcje firmowe, klasyfikować je według kategorii i wysyłać alerty o nietypowych wydatkach.
• Powiadomienia o zbliżających się płatnościach – system może wysyłać automatyczne przypomnienia o nadchodzących terminach płatności do kontrahentów lub wewnętrznego działu finansowego.

Automatyzacja procesów windykacyjnych i płatności

• Automatyczna wysyłka przypomnień o zaległych fakturach – Make.com może monitorować status płatności i generować wiadomości e-mail z przypomnieniami o płatnościach dla klientów.
• Integracja z systemami bankowymi – narzędzie może automatycznie pobierać wyciągi bankowe i porównywać je z danymi księgowymi, co przyspiesza proces uzgadniania transakcji.
• Przetwarzanie zwrotów i refundacji – system może automatycznie zatwierdzać zwroty zgodnie z polityką firmy i aktualizować saldo klientów w systemie księgowym.

Integracja księgowości z innymi działami firmy

• Automatyczna wymiana danych pomiędzy działem sprzedaży i księgowością – po zamknięciu transakcji w CRM, Make.com może automatycznie generować fakturę i przesyłać ją do systemu finansowego.
• Powiadomienia o przekroczeniu budżetu – Make.com może monitorować wydatki firmowe i wysyłać alerty, gdy określony budżet zostanie przekroczony.
• Automatyczne generowanie umów i kontraktów – system może łączyć dane kontrahentów z predefiniowanymi szablonami i automatycznie generować umowy w formacie PDF.

Podsumowanie

Make.com to wydajne narzędzie automatyzacji, które usprawnia procesy biznesowe w wielu branżach. Umożliwia integrację aplikacji, eliminację powtarzalnych zadań i optymalizację operacyjną, co przekłada się na oszczędność czasu i kosztów.

Korzyści z wdrożenia Make.com

✔  Automatyzacja powtarzalnych zadań zwiększająca efektywność zespołów.
✔ Minimalizacja błędów w obsłudze danych.
✔ Integracja systemów w jeden spójny ekosystem.
✔ Skrócenie czasu realizacji procesów i optymalizacja operacji biznesowych.

Współczesne firmy, które wdrażają automatyzację, zyskują przewagę konkurencyjną, poprawiają jakość obsługi klientów i zwiększają efektywność operacyjną. Make.com jest kluczowym narzędziem dla organizacji dążących do cyfrowej transformacji i optymalizacji swoich procesów.