Najczęstsze pytania o Make – co musisz wiedzieć, zanim zaczniesz?

Współczesne firmy, niezależnie od branży, codziennie wykonują setki powtarzalnych czynności: od przesyłania danych między systemami, przez ręczne tworzenie raportów, po zarządzanie e-mailami i obsługę klientów. Zamiast tracić czas na monotonne zadania, coraz więcej organizacji decyduje się na automatyzację procesów biznesowych.

Jednym z najpopularniejszych narzędzi w tym zakresie jest Make (dawniej Integromat) – platforma, która pozwala na połączenie różnych aplikacji i tworzenie zautomatyzowanych procesów bez konieczności programowania. To doskonałe rozwiązanie zarówno dla freelancerów, małych firm, jak i dużych organizacji, które chcą zwiększyć efektywność, ograniczyć błędy i zaoszczędzić czas.

Ale jak działa Make? Jakie są jego możliwości i ograniczenia? Czy warto wdrożyć go w Twojej firmie? W tym artykule odpowiadamy na najczęściej zadawane pytania i wyjaśniamy, jak najlepiej wykorzystać potencjał automatyzacji w codziennej pracy.

Co to jest Make i jak działa?

Make to platforma do automatyzacji, która pozwala na tworzenie połączeń między aplikacjami i automatyczne wykonywanie procesów, które wcześniej wymagały manualnej obsługi. Kluczowym elementem Make są scenariusze – czyli wizualne schematy pokazujące, jak dane przepływają między różnymi systemami.

Przykładowo, jeśli Twoja firma otrzymuje dziesiątki e-maili z formularza kontaktowego na stronie, zamiast ręcznie kopiować dane do Excela czy CRM-a, możesz stworzyć scenariusz, który zrobi to za Ciebie. Gdy nadejdzie nowa wiadomość, Make automatycznie wyciągnie potrzebne informacje i umieści je w wybranej bazie danych.

To jednak tylko wierzchołek góry lodowej. Make może obsługiwać skomplikowane procesy, które wymagają warunków logicznych, pętli, filtrowania danych i obsługi różnych systemów jednocześnie. Możliwości automatyzacji są praktycznie nieograniczone – od prostych powiadomień e-mailowych po zaawansowane integracje pomiędzy systemami e-commerce, ERP i marketing automation.

Czy Make jest trudne w obsłudze?

Jednym z głównych atutów Make jest jego intuicyjny interfejs, który pozwala użytkownikom tworzyć automatyzacje metodą „przeciągnij i upuść”. Dzięki temu nawet osoby bez doświadczenia technicznego mogą szybko stworzyć pierwsze scenariusze i wdrożyć podstawowe procesy.

Dla bardziej zaawansowanych użytkowników dostępne są funkcje pozwalające na wykorzystanie API, webhooków i skryptów, co daje niemal nieograniczone możliwości integracji. Make to narzędzie, które rośnie wraz z Twoimi potrzebami – możesz zaczynać od prostych automatyzacji i stopniowo dodawać coraz bardziej złożone rozwiązania.

To sprawia, że Make jest idealnym wyborem zarówno dla małych firm, które chcą zautomatyzować podstawowe operacje, jak i dla dużych przedsiębiorstw, które potrzebują zaawansowanych procesów integrujących wiele systemów jednocześnie.

Jakie aplikacje można zintegrować z Make?

Make oferuje setki gotowych integracji, co oznacza, że możesz łatwo połączyć swoje ulubione aplikacje bez konieczności pisania kodu. Oto niektóre z nich:

• Google Workspace (Google Sheets, Gmail, Drive)
• CRM-y (HubSpot, Salesforce, Pipedrive)
• E-commerce (Shopify, WooCommerce, Magento)
• Marketing i reklama (Facebook Ads, Google Ads, Mailchimp)
• Obsługa klienta (Zendesk, Intercom, Freshdesk)
• Księgowość i finanse (Xero, QuickBooks, Fakturownia)

Jeśli dana aplikacja nie znajduje się na liście gotowych integracji, można ją połączyć z Make za pomocą API, co daje praktycznie nieograniczone możliwości integracji.

Ile kosztuje korzystanie z Make?

Koszt korzystania z Make zależy od wybranego planu abonamentowego i liczby operacji, które chcesz wykonać w danym miesiącu.

• Plan darmowy – idealny dla małych firm i freelancerów, oferuje ograniczoną liczbę operacji miesięcznie, ale pozwala na testowanie podstawowych funkcji.
• Plany płatne – dla firm, które potrzebują większej liczby operacji i lepszego priorytetu wykonywania scenariuszy.

W porównaniu do kosztów ręcznej pracy, inwestycja w automatyzację zwraca się bardzo szybko – firmy korzystające z Make często oszczędzają dziesiątki godzin miesięcznie, co bezpośrednio przekłada się na niższe koszty operacyjne.

Jakie są ograniczenia Make?

Make to potężne narzędzie, ale jak każde rozwiązanie, ma swoje ograniczenia.

• Limity operacji – liczba dostępnych operacji zależy od planu subskrypcyjnego, co może być istotnym czynnikiem dla dużych firm.
• Skomplikowane scenariusze mogą wymagać optymalizacji – w przypadku bardziej rozbudowanych procesów warto zadbać o ich wydajność, aby nie zużywać niepotrzebnie operacji.
• Niektóre integracje wymagają użycia API – jeśli aplikacja, której używasz, nie ma natywnej integracji, może być konieczne jej połączenie za pomocą API lub webhooków.

Dzięki odpowiedniej konfiguracji i optymalizacji można jednak zminimalizować te ograniczenia i w pełni wykorzystać potencjał Make.

Jak zacząć pracę z Make?

Jeśli chcesz wdrożyć Make w swojej firmie, oto krok po kroku, jak zacząć:

1. Załóż konto na Make.com
2. Połącz swoje aplikacje i wybierz proces, który chcesz zautomatyzować
3. Stwórz pierwszy scenariusz, korzystając z gotowych szablonów
4. Testuj i optymalizuj, aby upewnić się, że wszystko działa sprawnie
5. Dzięki ogromnej społeczności użytkowników oraz licznej dokumentacji online, wdrożenie Make jest prostsze, niż się wydaje.

Jakie są najczęstsze błędy w korzystaniu z Make i jak ich unikać?

Choć Make to potężne narzędzie, które może znacznie ułatwić codzienną pracę, wiele firm popełnia błędy, które powodują, że automatyzacje działają nieefektywnie, generują zbędne koszty lub wręcz przestają działać. Poniżej znajdziesz listę najczęstszych błędów oraz praktyczne wskazówki, jak ich unikać.

1. Brak dokładnego planu przed wdrożeniem automatyzacji

Jednym z największych błędów jest tworzenie automatyzacji „na ślepo”, bez wcześniejszej analizy procesów i określenia celów. Wiele firm zaczyna wdrażać Make, próbując zautomatyzować wszystko naraz, bez przemyślenia, które procesy faktycznie przyniosą największe korzyści.

❌ Błędne podejście: „Po prostu połączę kilka aplikacji i zobaczę, jak to działa.”
✅ Lepsza strategia: Przed wdrożeniem stwórz mapę procesów – przeanalizuj, które zadania są najbardziej czasochłonne i gdzie automatyzacja może przynieść największą wartość.

Jak to zrobić?

• Wypisz procesy, które chcesz zautomatyzować, i oszacuj, ile czasu zajmują ręcznie.
• Określ, czy dany proces powtarza się regularnie (np. codziennie, co tydzień).
• Sprawdź, czy automatyzacja realnie zmniejszy nakład pracy – jeśli dany proces zajmuje 5 minut miesięcznie, może nie warto go automatyzować.

2. Tworzenie zbyt skomplikowanych scenariuszy na początek

Wielu użytkowników Make, szczególnie tych, którzy dopiero zaczynają, próbuje budować skomplikowane, wieloetapowe scenariusze. Często kończy się to przekombinowaniem i trudnościami w utrzymaniu takich automatyzacji.

❌ Błędne podejście: „Od razu zrobię złożony scenariusz, który będzie łączyć 10 aplikacji i automatycznie raportować sprzedaż, wysyłać e-maile i aktualizować magazyn.”
✅ Lepsza strategia: Zamiast tego, zacznij od prostszych automatyzacji, np. przesyłania nowych leadów do CRM-a lub automatycznego zapisywania załączników z e-maili na Dysku Google.

Jak to zrobić?

• Zacznij od automatyzacji jednego, małego procesu i sprawdź, czy działa poprawnie.
• Podziel duże procesy na kilka mniejszych scenariuszy – łatwiej je testować i optymalizować.
• Regularnie testuj działanie scenariuszy i stopniowo je rozwijaj.

3. Zbyt rzadkie testowanie i brak monitorowania scenariuszy

Jednym z największych problemów jest brak regularnych testów scenariuszy, co prowadzi do sytuacji, w której automatyzacja przestaje działać, a firma zauważa to dopiero po kilku dniach (lub tygodniach).

❌ Błędne podejście: „Raz skonfiguruję scenariusz i zapomnę o nim na zawsze.”
✅ Lepsza strategia: Regularnie testuj scenariusze i ustaw alerty powiadamiające o błędach.

Jak to zrobić?

• Ustaw w Make powiadomienia o nieudanych operacjach (np. e-mail z ostrzeżeniem).
• Co jakiś czas ręcznie sprawdzaj poprawność działania automatyzacji.
• Wprowadź logowanie operacji, aby w razie problemów wiedzieć, gdzie szukać błędu.

4. Nadmierne zużycie operacji i generowanie niepotrzebnych kosztów

W Make każda operacja (np. pobranie danych z e-maila, zapisanie pliku, wysłanie wiadomości) zużywa określoną liczbę zasobów. Firmy, które nie optymalizują swoich scenariuszy, często przekraczają limity dostępnych operacji, co prowadzi do nieoczekiwanych kosztów.

❌ Błędne podejście: „Niech Make odpala mój scenariusz co minutę – im częściej, tym lepiej!”
✅ Lepsza strategia: Ustaw optymalny interwał uruchamiania scenariuszy i unikaj zbędnych operacji.

 Jak to zrobić?

• Jeśli nie musisz przetwarzać danych w czasie rzeczywistym, ustaw rzadsze uruchamianie scenariusza (np. co godzinę zamiast co minutę).
• Wykorzystaj filtry i warunki logiczne, aby Make wykonywał operacje tylko wtedy, gdy to naprawdę konieczne.
• Regularnie analizuj statystyki zużycia operacji i optymalizuj swoje scenariusze.

5. Brak dokumentacji i chaos w automatyzacjach

Kiedy firma wdraża wiele scenariuszy, po pewnym czasie mogą one stać się trudne do zarządzania – zwłaszcza jeśli nie ma jasnej dokumentacji, kto co stworzył i jak działa dany proces.

❌ Błędne podejście: „Nazwę scenariusz ‘Nowy1’ i za kilka miesięcy będę wiedział, do czego służy.”
✅ Lepsza strategia: Stwórz system oznaczania scenariuszy i zapisuj dokumentację.

Jak to zrobić?

• Nazywaj scenariusze w sposób opisowy (np. „Automatyczne dodawanie leadów do CRM”).
• Twórz dokumentację w Google Docs lub Notion, gdzie opiszesz jak działa scenariusz i kto go stworzył.
• Grupuj automatyzacje według działów (np. HR, sprzedaż, marketing), aby łatwiej było je znaleźć.

Wdrożenie Make to potężna przewaga konkurencyjna – ale tylko jeśli unikniesz typowych błędów i dobrze zaplanujesz automatyzację. Kluczowe kroki to:

• Dokładne planowanie – automatyzacja musi rozwiązywać realne problemy, a nie być sztuką dla sztuki.
• Stopniowe wdrażanie – lepiej zacząć od prostych scenariuszy i stopniowo je rozwijać.
• Regularne testowanie i monitorowanie – bez tego nie zauważysz, gdy coś przestanie działać.
• Optymalizacja zużycia operacji – im lepiej zaprojektowany scenariusz, tym mniejsze koszty.
• Dobra organizacja i dokumentacja – dzięki temu łatwiej zarządzać złożonymi procesami.

Dzięki tym wskazówkom Twoja firma może efektywnie korzystać z Make, oszczędzając czas i redukując błędy w codziennej pracy. Jeśli potrzebujesz pomocy we wdrożeniu Make – skontaktuj się z nami!