Zautomatyzowane przetwarzanie faktur kosztowych – jak usprawnić proces?

Dlaczego warto zautomatyzować przetwarzanie faktur?

Współczesne firmy coraz częściej sięgają po inteligentne systemy automatyzacji, które redukują manualne zadania i eliminują błędy księgowe. Jednym z obszarów wymagających optymalizacji jest obsługa faktur kosztowych. W tym artykule przedstawiamy, jak można usprawnić cały proces – od otrzymania faktury po jej zaksięgowanie i przygotowanie do płatności.

Problem do rozwiązania

Nasz klient borykał się z czasochłonnym, manualnym przetwarzaniem faktur kosztowych. Dokumenty trafiały na różne skrzynki e-mailowe w formie załączników lub linków do systemów płatniczych (np. Autopay). Konieczność ręcznego sortowania, analizowania i księgowania dokumentów prowadziła do opóźnień i potencjalnych błędów w płatnościach.

Jak przebiega automatyzacja?

Proces automatyzacji oparty jest na kilku kluczowych etapach:

1. Monitorowanie skrzynek pocztowych – System co tydzień w określonym czasie sprawdza wskazane skrzynki e-mailowe pod kątem wiadomości zawierających faktury. Wyszukiwanie opiera się na słowach kluczowych oraz specjalnym tagowaniu wiadomości w kliencie pocztowym (np. Thunderbird).
2. Pobieranie i analiza dokumentów – System identyfikuje załączniki (np. PDF, XML), pobiera pliki i zapisuje je na chmurowym dysku (np. Microsoft OneDrive). Dublujące się dokumenty są eliminowane, by uniknąć błędów.
3. Rozpoznawanie danych (OCR) – Pliki PDF są przetwarzane przez technologię OCR, aby automatycznie wydobyć kluczowe informacje, takie jak numer faktury, data wystawienia, kwota oraz dane kontrahenta.
4. Księgowanie w systemie Fakturownia.pl – Przetworzone faktury są automatycznie rejestrowane w systemie księgowym, co znacznie upraszcza proces ewidencji kosztów.
5. Generowanie pliku CSV do płatności – Każdego tygodnia system tworzy zbiorczy plik CSV, który zawiera dane niezbędne do realizacji przelewów. Format pliku jest kompatybilny z systemami bankowymi, co umożliwia szybkie wprowadzanie przelewów.
6. Eksport do systemu bankowego – Plik CSV może być importowany do bankowości elektronicznej, co ułatwia masowe płatności i eliminuje błędy ręcznego wpisywania danych.

Narzędzia wykorzystywane w automatyzacji

• MAKE – Platforma do integracji i automatyzacji przepływu danych.
• Microsoft OneDrive – Chmurowa przestrzeń do przechowywania dokumentów.
• OCR (np. Tesseract, Google Vision AI) – Technologia rozpoznawania tekstu w dokumentach.
• Fakturownia.pl – System do księgowania faktur.
• System bankowy – Obsługa przelewów na podstawie wygenerowanych plików CSV.

Główne korzyści automatyzacji

• Szybsze przetwarzanie faktur – Eliminacja manualnego wprowadzania danych.
• Niższe ryzyko błędów – Automatyczna weryfikacja i eliminacja duplikatów.
• Lepsza kontrola finansów – Zorganizowane przechowywanie dokumentów w chmurze.
• Usprawnienie płatności – Możliwość zbiorczego importu przelewów do systemu bankowego.
• Elastyczność – Możliwość dostosowania automatyzacji do indywidualnych potrzeb firmy.

Automatyzacja przetwarzania faktur kosztowych pozwala firmom na znaczną optymalizację procesów księgowych. Dzięki nowoczesnym narzędziom i integracji systemów możliwe jest wyeliminowanie ręcznych operacji, co przekłada się na oszczędność czasu i zwiększenie dokładności. Jeśli Twoja firma chce wprowadzić podobne rozwiązanie, skontaktuj się z nami – pomożemy zaprojektować i wdrożyć system dopasowany do Twoich potrzeb.