Jak usprawnić tworzenie ekspertyz dzięki szablonom i rozpoznawaniu tekstu z dokumentów?

Firmy z różnych branż – m.in. technicznych, prawniczych czy konsultingowych – regularnie przygotowują ekspertyzy, opinie i raporty. Choć wymagają one specjalistycznej wiedzy, ich struktura często opiera się na powtarzalnych elementach. Dodatkowo, wiele informacji źródłowych dostarczanych jest w postaci skanów lub plików PDF. Zastosowanie szablonów dokumentów i technologii OCR może znacząco przyspieszyć przygotowanie takich materiałów, a także odciążyć zespół z powtarzalnych zadań.

Główne wyzwania w procesie przygotowania ekspertyz

Tradycyjny sposób pracy z dokumentami zakłada ręczne przepisywanie danych z przesłanych materiałów oraz redagowanie treści w edytorze tekstowym. Prowadzi to do:

• dużych nakładów czasowych na każdą ekspertyzę,
• ryzyka pojawienia się błędów (np. literówek, złych dat, pomyłek w nazwiskach),
• niespójności w formatowaniu i strukturze dokumentów,
• braku standaryzacji, co utrudnia archiwizację i pracę zespołową,
• niskiej skalowalności – rosnąca liczba zleceń wymaga zwiększenia zespołu.

Prosty schemat usprawnienia całego procesu

Nowoczesne podejście do tworzenia ekspertyz pozwala znacząco skrócić czas pracy nad dokumentem. Całość można podzielić na kilka kroków:

1. Zbieranie danych i dokumentów
   Formularz online umożliwia wprowadzenie podstawowych informacji (np. dane klienta, numer sprawy, opis sprawy). Można też dodać możliwość przesłania plików – skanów, formularzy czy zdjęć.

2. Rozpoznawanie treści z plików (OCR)
   Narzędzia do odczytywania tekstu automatycznie przetwarzają zawartość przesłanych dokumentów, wyciągając z nich konkretne informacje – jak daty, lokalizacje czy opisy techniczne.

3. Wypełnianie szablonu dokumentu
   Na podstawie zebranych danych system generuje gotową ekspertyzę w oparciu o wcześniej przygotowany wzór. Wstawiane są wszystkie potrzebne informacje – zarówno te z formularza, jak i odczytane z plików.

4. Zapis, wersjonowanie i udostępnienie
   Gotowy dokument zapisuje się w odpowiednim folderze, nadaje mu się właściwą nazwę (np. według klienta i daty), a opcjonalnie wysyła go automatycznie e-mailem lub zapisuje w systemie firmy.

Jakie narzędzia można wykorzystać?

W zależności od potrzeb i skali, wdrożenie takiego procesu można oprzeć na wielu dostępnych rozwiązaniach:

• OCR: Google Cloud Vision, Azure Form Recognizer, Tesseract, Rossum
• Formularze: Typeform, Airtable, Google Forms
• Automatyzacja przepływu: Make.com, Zapier, n8n
• Tworzenie dokumentów: Google Docs z Apps Script, DocsAutomator, Formstack Documents
• Przechowywanie: Google Drive, OneDrive, Dropbox

Co zyskujesz dzięki wdrożeniu takiego rozwiązania?

1. Szybsze przygotowanie dokumentów
   Czas realizacji prostych ekspertyz może zostać skrócony z kilku godzin do kilkunastu minut. Automatyczne wypełnianie szablonów i odczyt danych pozwala pominąć najbardziej czasochłonne etapy pracy.
2. Mniej błędów i większa precyzja
   Dzięki eliminacji ręcznego przepisywania informacji ryzyko pomyłek spada praktycznie do zera. Dane są wprowadzane raz i wykorzystywane w wielu miejscach dokumentu.
3. Spójność materiałów
   Każdy raport wygląda tak samo: ma ten sam układ, czcionki, struktury i podpisy. Taki standard podnosi wiarygodność firmy i skraca czas potrzebny na weryfikację dokumentów.
4. Większa wydajność zespołu
   Zautomatyzowany proces pozwala jednemu specjaliście obsłużyć więcej spraw w tym samym czasie. Zespół może skupić się na analizie merytorycznej zamiast edytowaniu dokumentów.
5. Lepsza organizacja i archiwizacja
   Dzięki automatycznemu nadawaniu nazw i porządkowaniu plików, dokumenty są łatwe do odnalezienia. Systematyczne wersjonowanie pomaga uniknąć nadpisywania danych lub pracy na nieaktualnych wersjach.

Jeśli pracujecie na powtarzalnych dokumentach i korzystacie z danych pochodzących z PDF-ów lub skanów, wdrożenie takiego scenariusza może przynieść realne oszczędności czasu i zasobów. Co ważne – całość da się zrealizować bez kosztownych inwestycji w systemy IT. Wystarczą dostępne na rynku narzędzia no-code/low-code, które możemy dopasować do specyfiki Twojego zespołu.