Automatyzacja obiegu umów: Jak skrócić czas zatwierdzania dokumentów nawet o 70%?

W wielu firmach proces obiegu umów nadal odbywa się ręcznie – od tworzenia dokumentu, przez jego zatwierdzanie przez różne działy, aż po archiwizację i podpisanie. To nie tylko spowalnia działania operacyjne, ale również generuje koszty i zwiększa ryzyko błędów. Automatyzacja tego procesu pozwala na przyspieszenie pracy, zwiększenie transparentności i zmniejszenie obciążenia działów administracyjnych.

Według raportu McKinsey aż 23% czasu pracowników biurowych pochłaniają zadania związane z dokumentacją i przetwarzaniem informacji. Usprawnienie tego obszaru to ogromna szansa na poprawę efektywności.

Wyzwanie

Manualny obieg umów to proces obarczony wieloma problemami:

• Długi czas oczekiwania na akceptację – dokumenty czekają na podpis osoby decyzyjnej, często ginąc w skrzynkach mailowych.
• Brak transparentności – trudno śledzić, na jakim etapie jest dana umowa i kto aktualnie ją przetwarza.
• Ręczne poprawki i wersjonowanie – często kilka wersji dokumentu krąży równolegle, co może prowadzić do nieporozumień.
• Brak centralnego repozytorium – dokumenty przechowywane są lokalnie na komputerach, w e-mailach lub w różnych folderach.
• Ryzyko błędów formalnych – pominięcie wymaganych zatwierdzeń, błędna data podpisu, brak kompletnych załączników.

Wszystko to przekłada się na dłuższy czas finalizacji umów i zwiększa ryzyko operacyjne.

Założenia automatyzacji

Poniżej przedstawiamy, jak krok po kroku można zautomatyzować obieg umów w firmie:

1] Tworzenie umowy

• Formularz online (np. Typeform, Google Forms) zbiera dane potrzebne do wygenerowania umowy.
• Na podstawie wypełnionego formularza generowany jest szablon dokumentu w PDF lub DOCX (np. za pomocą narzędzia Formstack Documents lub Plumsail Documents).

2] Automatyczne przypisanie ścieżki akceptacji

• W zależności od typu umowy (np. z klientem, dostawcą, podwykonawcą), system wybiera odpowiedni przebieg zatwierdzeń (workflow).
• Zadania akceptacyjne są automatycznie przydzielane odpowiednim osobom (np. przez narzędzia takie jak Make, Zapier, Pipefy).

3] Powiadomienia i śledzenie statusu

• Osoby odpowiedzialne otrzymują powiadomienia mailowe lub przez Slack/MS Teams.
• Status dokumentu jest widoczny w panelu kontrolnym – kto już zatwierdził, kto jeszcze nie.

4] Podpis elektroniczny

• Po zatwierdzeniu wszystkich etapów, dokument trafia do podpisu elektronicznego (np. za pomocą Autenti, DocuSign lub Adobe Sign).

5] Archiwizacja i dostępność

• Gotowa umowa trafia do centralnego repozytorium (np. Google Drive, SharePoint, Dropbox lub CRM).
• Nadawane są odpowiednie uprawnienia dostępu, zgodnie z rolą użytkownika.

Wykorzystane technologie

Do wdrożenia takiego scenariusza automatyzacji polecamy następujące narzędzia:

• Make.com / Zapier – orkiestracja całego procesu, integracja między systemami.
• Google Forms / Typeform – formularze do wprowadzania danych.
• Plumsail Documents / Formstack – generowanie dokumentów.
• Pipefy / Jira Workflows – tworzenie wieloetapowych przepływów zatwierdzeń.
• DocuSign / Autenti – podpisy elektroniczne z mocą prawną.
• Google Drive / SharePoint – bezpieczna archiwizacja i nadawanie dostępu.
• Slack / Microsoft Teams – powiadomienia i komunikacja wewnętrzna.

Korzyści wdrożenia automatyzacji

• Redukcja czasu zatwierdzania dokumentów nawet o 70%
• Mniej błędów i większa kontrola nad wersjonowaniem
• Pełna widoczność statusu każdej umowy w czasie rzeczywistym
• Zwiększenie bezpieczeństwa danych i zgodności z regulacjami
• Możliwość pracy zdalnej i mobilnej nad dokumentami

Automatyzacja obiegu umów to jedno z kluczowych usprawnień, które może znacząco poprawić efektywność pracy działów administracyjnych, prawnych i handlowych. Dzięki wdrożeniu odpowiednich narzędzi firma nie tylko oszczędza czas, ale także zyskuje pełną kontrolę nad jednym z najbardziej krytycznych procesów biznesowych.

Zachęcamy do wdrożenia podobnego rozwiązania – możesz zrobić to samodzielnie z pomocą no-code’owych narzędzi, albo skontaktuj się z nami – chętnie zaprojektujemy i wdrożymy całą automatyzację dla Twojej firmy.