Automatyzacja obsługi zamówień w e-commerce: Integracja Allegro, sklepu internetowego i hurtowni dropshippingowej

Wielokanałowa sprzedaż to ogromna szansa na rozwój, ale i spore wyzwanie operacyjne. Szczególnie, gdy firma prowadzi sprzedaż jednocześnie na Allegro, we własnym sklepie internetowym (np. Shoper, WooCommerce) oraz korzysta z zewnętrznej hurtowni w modelu dropshippingowym. Ręczne przetwarzanie zamówień, aktualizacja statusów czy brak synchronizacji z magazynem szybko prowadzą do chaosu. Szacuje się, że nawet 15–20% zamówień w takich systemach trafia do klientów z opóźnieniem lub błędami. Automatyzacja procesów staje się w tym przypadku niezbędna.

Główne wyzwania firm e-commerce przy sprzedaży wielokanałowej

Firmy sprzedające jednocześnie przez Allegro, własny sklep i dropshipping często przetwarzają dane ręcznie – eksportując zamówienia do Excela lub prostego ERP, takiego jak Subiekt GT. Niestety, takie rozwiązanie generuje poważne problemy:

• Błędy statusów i brak numerów śledzenia – szczególnie w weekendy, kiedy aktualizacje są rzadsze.
• Wydłużony czas realizacji zamówień – średnio o 1–2 dni, z powodu braku automatycznej weryfikacji dostępności produktów w hurtowni.
• Zwiększona liczba zwrotów (nawet +12%) – wynikająca z braku komunikacji z klientem w czasie rzeczywistym.
• Przeciążony support klienta – codziennie kilkanaście zapytań „gdzie jest moja paczka?”, które można by zautomatyzować.

Jak wygląda automatyzacja procesu obsługi zamówień?

Aby rozwiązać powyższe problemy, warto wdrożyć automatyzację obejmującą cały cykl życia zamówienia – od integracji kanałów sprzedaży po synchronizację z hurtownią i automatyczne powiadomienia klienta.

Kluczowe kroki automatyzacji

1] Centralizacja zamówień z wielu źródeł

• Integracja Allegro, sklepu internetowego i dropshippingowego API z jedną bazą danych (np. Airtable, BaseLinker, API).
• Zamówienia spływają w czasie rzeczywistym bez potrzeby eksportu/importu ręcznego.

2] Automatyczna weryfikacja stanów magazynowych

• Codzienna lub cykliczna synchronizacja z hurtownią przez API (np. co 1h).
• Blokowanie zamówień na produkty niedostępne lub wysyłka automatycznego zapytania do hurtowni.

3] Aktualizacja statusów zamówień i numerów śledzenia

• Automatyczne pobieranie numerów przesyłek z systemu wysyłkowego lub hurtowni.
• Wysyłka informacji do klienta przez e-mail / SMS / WhatsApp.

4] Automatyczne powiadomienia dla klientów

• Integracja z narzędziem do automatycznej obsługi klienta (np. chatbot, autoresponder).
• Klient po podaniu numeru zamówienia otrzymuje status przesyłki lub przewidywany termin dostawy.

5] Integracja z systemem ERP

• Automatyczne przekazywanie danych do Subiekta GT lub alternatywnego ERP.
• Generowanie faktur i paragonów bez ręcznej interwencji.

Schemat procesu po wdrożeniu automatyzacji

1. Klient składa zamówienie (Allegro, sklep www)
2. Zamówienie trafia automatycznie do centralnego systemu
3. System sprawdza dostępność w hurtowni (API)
4. Potwierdzenie zamówienia i status wysyłki trafiają do klienta
5. Numer śledzenia przesyłki jest automatycznie przypisany i wysłany
6. Zamówienie przekazywane jest do ERP i realizacji logistycznej

Technologie i narzędzia wspierające automatyzację

• BaseLinker – do integracji kanałów sprzedaży (Allegro, sklep, hurtownia, kurierzy)
• Make.com lub Zapier – do automatyzacji przepływu danych między systemami
• Subiekt GT + API / Sfera – do integracji ERP z systemem zamówień
• Airtable lub Google Sheets (rozwiązanie pośrednie) – jako tymczasowa baza danych do przetwarzania zamówień
• Twilio, EmailOctopus, WhatsApp API – do wysyłania powiadomień o statusie zamówień
• Chatboty / livechat (np. Tidio, Chatfuel) – do automatycznej obsługi pytań klientów

Korzyści z wdrożenia automatyzacji

• Redukcja błędów statusów o 80–90%
• Skrócenie czasu realizacji zamówień o 1–2 dni
• Zmniejszenie liczby zwrotów i reklamacji o 10–12%
• Odciążenie działu obsługi klienta – mniej zapytań o status przesyłki
• Skalowalność – firma może obsługiwać większą liczbę zamówień bez zwiększania zespołu

Wdrożenie automatyzacji w sprzedaży wielokanałowej nie tylko redukuje liczbę błędów, ale przede wszystkim zwiększa zadowolenie klientów i pozwala firmie skalować sprzedaż bez chaosu operacyjnego. To szczególnie istotne w e-commerce, gdzie szybkość i jakość obsługi decydują o lojalności klienta i pozycji na rynku.