Co możemy zautomatyzować
Zwiększamy efektywność firm, eliminując powtarzalne zadania. Przedstawiamy obszary firm od HR i marketingu, przez obsługę klienta, aż po finanse i logistykę, w których automatyzacja przynosi realne korzyści. Sprawdź przykładowe procesy, które możemy zoptymalizować.
Po każdej transakcji system automatycznie generuje fakturę i wysyła ją do klienta. Integracja narzędzi sprzedażowych (np. Stripe, PayU, Shopify, WooCommerce) z systemami fakturowania (np. Fakturownia, QuickBooks, Xero) pozwala na bezbłędne i szybkie wystawianie dokumentów. To rozwiązanie eliminuje ręczne wpisywanie danych i przyspiesza rozliczenia, co szczególnie sprawdzi się w e-commerce i firmach usługowych.
Oczekiwany efekt: Szybszy proces wystawiania dokumentów i poprawa płynności finansowej.
System automatycznie wykrywa faktury przeterminowane i wysyła przypomnienia e-mailowe do klientów. Można to zrealizować poprzez Make.com lub Zapier, łącząc np. Google Sheets z Gmail i Slack. Automatyzacja tego procesu poprawia cash flow firmy i zmniejsza liczbę opóźnionych płatności bez konieczności ręcznego monitorowania terminów.
Oczekiwany efekt: Poprawa skuteczności windykacji i redukcja należności przeterminowanych.
Zamiast ręcznie tworzyć raporty w Excelu, można skonfigurować automatyczne generowanie podsumowań finansowych. Integracja Google Sheets z Looker Studio lub Power BI pozwala na dynamiczne raportowanie, co ułatwia analizowanie kosztów i przychodów w czasie rzeczywistym. Sprawdza się w każdej firmie, która chce podejmować lepsze decyzje finansowe.
Oczekiwany efekt: Bieżący dostęp do danych i szybsze podejmowanie decyzji przez zarząd.
Za pomocą Google Sheets, Notion lub Airtable można skonfigurować system analizujący wpływy i wydatki, przewidując przyszłe saldo konta. Połączone z narzędziami płatniczymi, takimi jak Stripe czy Revolut, pozwala lepiej zarządzać finansami i unikać problemów z płynnością.
Oczekiwany efekt: Lepsze planowanie budżetu i unikanie kryzysów płynności.
Faktury i inne dokumenty finansowe mogą być automatycznie przesyłane i archiwizowane w chmurze (np. Google Drive, OneDrive, Dropbox). Dzięki integracji Make.com lub Power Automate można stworzyć system, który sam zapisuje pliki według określonych reguł i udostępnia je odpowiednim osobom.
Oczekiwany efekt: Uproszczenie procesów audytowych i łatwiejszy dostęp do dokumentów.
Systemy CRM mogą automatycznie tworzyć spersonalizowane oferty na podstawie danych o kliencie, eliminując konieczność ręcznego przygotowywania dokumentów. Dzięki temu handlowcy mogą szybko dostarczać precyzyjne wyceny, co przyspiesza proces sprzedaży i zwiększa szansę na zamknięcie transakcji.
Oczekiwany efekt: Skrócenie cyklu sprzedażowego oraz poprawa szybkości reakcji na zapytania.
System CRM rejestruje każdą interakcję z klientem, np. otwarcie maila, pobranie oferty czy kliknięcie w link, i automatycznie zmienia status leadu. Dzięki temu handlowcy mają zawsze aktualne informacje o zaangażowaniu klienta i mogą dostosować strategię kontaktu.
Oczekiwany efekt: Lepsze zarządzanie pipeline’em sprzedażowym i szybsze podejmowanie działań.
Na podstawie wcześniejszych zakupów klientów system może automatycznie sugerować produkty komplementarne (cross-sell) lub droższe alternatywy (upsell). Dzięki temu wartość koszyka zakupowego rośnie, a klient otrzymuje bardziej dopasowaną ofertę.
Oczekiwany efekt: Zwiększenie średniej wartości zamówienia.
System samodzielnie zbiera dane dotyczące wyników sprzedaży, konwersji czy skuteczności kampanii, a następnie generuje czytelne raporty. Automatyczne raportowanie pozwala na szybkie podejmowanie decyzji i optymalizację strategii sprzedażowej.
Oczekiwany efekt: Znaczne skrócenie czasu przygotowywania raportów i szybsze podejmowanie decyzji.
System śledzi, które oferty są najczęściej otwierane, jakie elementy są najczęściej klikane i które prowadzą do zamknięcia transakcji. Analiza tych danych pozwala na optymalizację treści ofert, zwiększając ich skuteczność.
Oczekiwany efekt: Usprawnienie oferty dzięki analizie danych sprzedażowych.
Systemy do zarządzania social mediami pozwalają na planowanie i automatyczne publikowanie postów zgodnie z ustalonym harmonogramem. Dzięki temu marka zachowuje spójność komunikacyjną i regularność, co zwiększa zaangażowanie odbiorców oraz oszczędza czas zespołu marketingowego.
Oczekiwany efekt: Utrzymanie stałej obecności w sieci przy minimalnym nakładzie pracy.
Systemy AI mogą automatycznie tworzyć opisy produktów, posty na bloga czy treści reklamowe na podstawie określonych słów kluczowych i stylu marki. Dzięki temu specjaliści oszczędzają czas, a publikacje są regularne i dopasowane do oczekiwań odbiorców.
Oczekiwany efekt: Zwiększenie częstotliwości publikacji bez konieczności zatrudniania dodatkowych osób.
Monitorowanie wyników kampanii, analiza ruchu na stronie czy śledzenie KPI wymaga regularnego raportowania. Dzięki automatyzacji no-code możesz eliminować ręczne zbieranie danych i generowanie raportów. Narzędzia takie jak Google Data Studio (Looker Studio), Airtable, Make.com czy Zapier pozwalają na integrację z Google Analytics, Meta Ads.
Oczekiwany efekt: Błyskawiczna analiza wyników kampanii i szybsze podejmowanie decyzji.
Narzędzia analizujące fora i media społecznościowe wychwytują wzmianki o firmie, produktach i usługach, dostarczając raporty w czasie rzeczywistym. Dzięki temu możliwa jest szybka reakcja na negatywne komentarze, a także angażowanie się w rozmowy z klientami i budowanie pozytywnego wizerunku marki.
Oczekiwany efekt: Szybka reakcja na negatywne komentarze i budowanie pozytywnego wizerunku.
Systemy e-mail marketingowe wysyłają newslettery w odpowiednich odstępach czasowych lub na podstawie aktywności użytkownika, np. po odwiedzeniu konkretnej strony. Taka strategia zwiększa zaangażowanie subskrybentów i poprawia skuteczność kampanii mailingowych.
Oczekiwany efekt: Regularna komunikacja z klientami i zwiększenie zaangażowania odbiorców.
Po otrzymaniu wiadomości system natychmiast wysyła spersonalizowaną odpowiedź lub przekazuje zapytanie do odpowiedniego działu. Integracja chatbotów i autoresponderów e-mailowych pozwala obsługiwać powtarzalne pytania 24/7, odciążając zespół i przyspieszając reakcję na zgłoszenia.
Oczekiwany efekt: Drastyczne skrócenie czasu reakcji oraz poprawa satysfakcji klientów.
Po zakończeniu obsługi system wysyła krótką ankietę, pytając o jakość wsparcia. Integracja z Google Forms, Typeform, Survicate pozwala zbierać opinie, które pomagają ulepszyć obsługę klienta. Automatyczne przypomnienia zwiększają liczbę odpowiedzi, dając cenne dane do analizy.
Oczekiwany efekt: Szybsze zbieranie opinii i możliwość natychmiastowego reagowania.
Systemy helpdesk (np. Freshdesk, Salesforce, Help Scout) analizują treść zapytania i kierują je do odpowiedniego specjalisty lub zespołu. Dzięki temu klient szybciej trafia do osoby, która najlepiej rozwiąże jego problem, bez potrzeby ręcznego przekierowywania zgłoszeń.
Oczekiwany efekt: Szybsze kierowanie problemów do właściwych specjalistów.
Po otrzymaniu zapytania system analizuje jego treść i automatycznie przypisuje odpowiednie tagi lub kategorię. Dzięki narzędziom no-code, takim jak Make.com, Zapier czy Airtable, możesz skonfigurować reguły, które rozpoznają słowa kluczowe i klasyfikują zgłoszenia, ułatwiając ich obsługę i szybsze przypisywanie do odpowiednich osób.
Oczekiwany efekt: Zautomatyzowanie sortowania zgłoszeń, co redukuje czas ich klasyfikacji.
Systemy AI analizują treść wiadomości i sugerują agentom gotowe odpowiedzi lub podpowiedzi. Dzięki temu obsługa klienta staje się szybsza, bardziej spójna i profesjonalna, a agenci mogą skupić się na bardziej złożonych zapytaniach.
Oczekiwany efekt: Ujednolicenie komunikacji oraz poprawa jakości obsługi.
System śledzi poziomy zapasów i wysyła powiadomienia e-mail lub Slack, gdy dany produkt zbliża się do minimalnej ilości. Dzięki temu firma może reagować na bieżąco, unikając braków magazynowych i opóźnień w realizacji zamówień.
Oczekiwany efekt: Zapobieganie brakowi towarów i lepsze zarządzanie zapasami.
Po złożeniu zamówienia system automatycznie pobiera dane klienta i tworzy gotowe etykiety wysyłkowe. Eliminuje to ręczne kopiowanie informacji, przyspiesza proces pakowania i redukuje liczbę błędnych adresów.
Oczekiwany efekt: Skrócenie czasu pakowania i przygotowania przesyłek.
System integruje się z firmami kurierskimi i automatycznie wysyła klientom link do śledzenia paczki. Zwiększa to transparentność dostaw, poprawia doświadczenie zakupowe i zmniejsza liczbę zapytań o status przesyłki.
Oczekiwany efekt: Zwiększenie przejrzystości procesu wysyłki oraz poprawa satysfakcji klientów.
System rejestruje nadchodzące dostawy i wysyła powiadomienia do zespołu odpowiedzialnego za przyjęcie towaru. Dzięki temu unikamy sytuacji, w których dostawa nie jest odebrana na czas, co mogłoby prowadzić do opóźnień w realizacji zamówień.
Oczekiwany efekt: Zapewnienie terminowości przyjęcia towarów oraz synchronizacja procesów logistycznych.
Pracownicy magazynu mogą zgłaszać uszkodzone lub niezgodne z zamówieniem produkty za pomocą formularza online. System natychmiast przesyła raport do odpowiedniego działu, co usprawnia proces reklamacji i poprawia jakość obsługi.
Oczekiwany efekt: Poprawa jakości produktów i zmniejszenie liczby zwrotów.
Systemy AI analizują CV kandydatów, filtrując aplikacje na podstawie ustalonych kryteriów, takich jak doświadczenie, umiejętności czy lokalizacja. Dzięki temu rekruterzy mogą skupić się tylko na najbardziej dopasowanych kandydatach, co znacząco przyspiesza proces selekcji i zmniejsza liczbę godzin poświęcanych na ręczne przeglądanie aplikacji.
Oczekiwany efekt: Znaczące skrócenie procesu selekcji kandydatów i redukcja kosztów rekrutacji.
Nowi pracownicy otrzymują automatyczne ankiety dotyczące ich adaptacji i warunków pracy, dzięki czemu firma może szybko wykrywać problemy i optymalizować proces wdrażania. Dodatkowo wyniki ankiet mogą być analizowane w czasie rzeczywistym, pozwalając działowi HR na podejmowanie szybkich działań naprawczych w przypadku wykrycia niepokojących trendów.
Oczekiwany efekt: Szybsze wykrywanie problemów adaptacyjnych oraz poprawa retencji pracowników.
System monitoruje daty zakończenia umów i wysyła powiadomienia do działu HR oraz pracowników, umożliwiając wcześniejsze przygotowanie aneksów lub renegocjację warunków. Dzięki temu unika się sytuacji, w której pracownik nagle przestaje mieć ważną umowę, co może prowadzić do problemów formalnych i organizacyjnych.
Oczekiwany efekt: Uniknięcie nagłej utraty ważnych umów i problemów formalnych.
Wnioski urlopowe są przesyłane i zatwierdzane automatycznie, a system sprawdza dostępność pracowników, eliminując konflikty i ułatwiając zarządzanie grafikami. Dodatkowo możliwe jest generowanie raportów dotyczących wykorzystanych dni urlopowych oraz prognozowanie dostępności kadry na podstawie wcześniejszych wniosków.
Oczekiwany efekt: Redukcja konfliktów grafikowych i oszczędność czasu administracyjnego.
Automatyzacja publikacji ogłoszeń rekrutacyjnych pozwala na jednoczesne publikowanie ofert na wielu portalach, stronach firmowych i mediach społecznościowych, eliminując konieczność ręcznego zamieszczania treści. Dodatkowo systemy mogą automatycznie optymalizować treść ogłoszenia pod kątem SEO oraz dostosowywać je do specyfiki danego portalu, co zwiększa zasięg i skuteczność rekrutacji.
Oczekiwany efekt: Skrócenie czasu publikacji i zwiększenie zasięgu rekrutacji.
System zarządzania projektami analizuje harmonogram i dostępność członków zespołu, automatycznie przypisując im zadania na podstawie ich kompetencji. Dzięki temu menedżerowie projektów nie muszą ręcznie delegować pracy, a każdy pracownik wie, jakie ma priorytety.
Oczekiwany efekt: Usprawnienie dystrybucji pracy i lepsza organizacja zespołu.
System śledzi wydatki na projekt, porównując je z przewidzianym budżetem, i wysyła powiadomienia w przypadku zbliżania się do limitu. Pozwala to uniknąć niespodziewanych kosztów i lepiej kontrolować alokację środków.
Oczekiwany efekt: Lepsza kontrola nad kosztami projektów oraz unikanie niespodziewanych wydatków.
Pracownicy otrzymują automatyczne przypomnienia o nadchodzących terminach, co pozwala im lepiej planować swoją pracę. Dzięki temu minimalizuje się ryzyko opóźnień i poprawia efektywność realizacji zadań.
Oczekiwany efekt: Zwiększenie terminowości realizacji zadań.
Po zamknięciu projektu system wysyła ankiety do zespołu oraz klientów, zbierając opinie na temat procesu i efektów. Pozwala to na wyciąganie wniosków i ulepszanie przyszłych realizacji bez konieczności ręcznego zbierania informacji.
Oczekiwany efekt: Szybkie pozyskanie informacji zwrotnych i usprawnienie kolejnych projektów.
Gdy zadanie nie zostanie wykonane na czas, system wysyła powiadomienia do menedżera projektu i odpowiednich członków zespołu. Dzięki temu można szybko podjąć działania naprawcze i uniknąć przestojów.
Oczekiwany efekt: Natychmiastowe reagowanie na problemy w realizacji projektu.
Automatyzacja procesów dokumentacyjnych umożliwia błyskawiczne zatwierdzanie, archiwizację i przesyłanie dokumentów bez konieczności drukowania. Pracownicy mogą korzystać z e-podpisów oraz automatycznych powiadomień o konieczności zatwierdzenia dokumentów, co usprawnia cały proces i eliminuje papierowy obieg.
Oczekiwany efekt: Skrócenie czasu zatwierdzania dokumentów i redukcja kosztów związanych z drukiem.
System wysyła automatyczne alerty o konieczności przeglądów technicznych sprzętu biurowego, takiego jak drukarki, komputery czy klimatyzacja. Regularna konserwacja zapobiega awariom i przedłuża żywotność urządzeń, co przekłada się na niższe koszty napraw i wymiany sprzętu.
Oczekiwany efekt: Zapobieganie awariom i przedłużenie żywotności urządzeń.
Automatyczne przypomnienia o kluczowych datach, takich jak terminy płatności, składania raportów podatkowych czy przedłużenia umów, pomagają unikać opóźnień i kar. System może wysyłać przypomnienia e-mailem, SMS-em lub na Slacka.
Oczekiwany efekt: Uniknięcie opóźnień i kar finansowych.
System wysyła przypomnienia o nadchodzących spotkaniach, informując uczestników o czasie, miejscu i agendzie. Dzięki temu zmniejsza się ryzyko zapomnienia o ważnych wydarzeniach i poprawia organizacja pracy zespołu.
Oczekiwany efekt: Poprawa organizacji pracy i zmniejszenie liczby nieobecności na spotkaniach.
Pracownicy mogą zgłaszać usterki sprzętu i problemy techniczne za pomocą zautomatyzowanego systemu, który automatycznie przypisuje zgłoszenie do odpowiedniego działu. Umożliwia to szybszą reakcję na awarie i minimalizuje przestoje w pracy spowodowane problemami technicznymi.
Oczekiwany efekt: Szybsza reakcja na problemy i minimalizacja przestojów.
System oparty o szablony oraz dynamiczne wprowadzanie danych umożliwia generowanie umów, aneksów i innych dokumentów prawnych w sposób zautomatyzowany. Po wprowadzeniu kluczowych informacji (takich jak dane kontrahentów, terminy czy warunki umowy) system automatycznie personalizuje dokumenty, eliminując ręczną edycję i minimalizując ryzyko błędów.
Oczekiwany efekt: Skrócenie czasu przygotowania dokumentów. Redukcja błędów w dokumentacji oraz standaryzacja procesów, co przyczynia się do poprawy jakości pracy działu prawnego.
Wdrożenie systemu automatyzującego procesy związane z compliance polega na ustawianiu automatycznych przypomnień o terminach audytów, przeglądów polityk, aktualizacji regulaminów czy innych obowiązkowych przeglądów prawnych. Dodatkowo system archiwizuje dokumenty w uporządkowany sposób, ułatwiając dostęp w czasie audytu oraz weryfikację zgodności z obowiązującymi przepisami.
Oczekiwany efekt: Skrócenie czasu wyszukiwania dokumentów. Zmniejszenie ryzyka naruszeń regulacyjnych dzięki systematycznym przypomnieniom i lepszej organizacji dokumentów.
System monitoruje terminy ważności umów, certyfikatów, klauzul czy innych istotnych zapisów prawnych. Na podstawie ustalonych reguł, automatycznie wysyła przypomnienia do działu prawnego oraz odpowiedzialnych osób, aby przeprowadzić rewizję dokumentów, renegocjacje lub przedłużenia. Dzięki temu firma nie naraża się na ryzyko utraty ważności kluczowych umów.
Oczekiwany efekt: Zmniejszenie liczby przypadków przeterminowanych umów. Skrócenie czasu reakcji na zbliżające się terminy, co przekłada się na lepsze zabezpieczenie interesów firmy i uniknięcie ewentualnych sankcji.
System integruje dane z umów, analizę zmian w przepisach oraz informacje o precedensach prawnych, aby generować raporty dotyczące potencjalnych ryzyk. Narzędzie automatycznie wskazuje obszary, gdzie firma może być narażona na ryzyko, sugerując działania prewencyjne. Dzięki temu dział prawny może działać proaktywnie, podejmując decyzje o zmianach w polityce firmy czy renegocjacjach umów.
Oczekiwany efekt: Zwiększenie trafności oceny ryzyka dzięki automatycznej analizie danych. Umożliwienie wczesnego wykrywania zagrożeń, co może pomóc uniknąć kar finansowych.
Wdrożenie chatbota oraz systemu ticketowego umożliwia automatyczną obsługę najczęściej zadawanych pytań związanych z zagadnieniami prawnymi. Standardowe zapytania (np. dotyczące procedur, wzorów dokumentów czy ogólnych informacji o przepisach) są obsługiwane przez system, który kieruje bardziej złożone sprawy do specjalistów.
Oczekiwany efekt: Skrócenie średniego czasu odpowiedzi na zapytania klientów. Odciążenie zespołu prawnego z rutynowych pytań, umożliwiając skupienie się na bardziej strategicznych zadaniach.
