Jeden system do rozliczeń: Airtable i automatyzacja kosztów pracy

W firmach realizujących wiele projektów jednocześnie niezwykle ważna jest spójność danych i efektywna organizacja pracy. Szczególnie gdy dochodzi do rozliczeń – zarówno wewnętrznych kosztów (np. hotele, paliwo, materiały), jak i wynagrodzeń pracowników za konkretne zlecenia. Często te informacje są zbierane ręcznie w różnych miejscach, co zwiększa ryzyko błędów i pochłania mnóstwo czasu.

Z pomocą przychodzi rozwiązanie, które łączy planowanie, raportowanie oraz naliczanie wypłat w jednym środowisku – bez konieczności wielokrotnego przepisywania tych samych danych.

Główne wyzwania

W wielu zespołach każda faza projektu jest obsługiwana osobno: najpierw planowanie, później podsumowanie kosztów, a na końcu rozliczenia z pracownikami. W teorii działa to sprawnie, ale w praktyce:

• wiele danych jest powielanych,
• pracownicy ręcznie przypisują stawki i dodatki,
• analiza kosztów wymaga osobnych zestawień,
• zwiększenie liczby projektów szybko prowadzi do przeciążenia operacyjnego.

Chociaż sam proces jest logiczny, brakuje mu jednego, scalającego elementu – który pozwoliłby wszystkim działać na tej samej, dobrze uporządkowanej bazie informacji.

Jak to rozwiązać?

Proponujemy stworzenie jednolitego systemu pracy w Airtable, w którym każda informacja uzupełniona na początku – np. typ usługi czy skład zespołu – wpływa automatycznie na dalsze kroki: przypisanie stawek, obliczenie dodatków i przygotowanie podsumowań finansowych.

Struktura bazy danych

Najlepiej zorganizować system w kilku powiązanych tabelach:

• Projekty – podstawowe dane o zleceniu, w tym usługi i oznaczenia specjalne (np. nocna zmiana, transport ręczny).
• Zespół – osoby przypisane do konkretnego zlecenia oraz ich rola.
• Pracownicy – lista z przypisanymi stawkami i dodatkami.
• Koszty operacyjne – osobna tabela na wpisy typu nocleg, paliwo, zakupy.
• Rozliczenia – automatycznie wypełniane na podstawie danych z wcześniejszych tabel.

Automatyczne uzupełnianie danych: Jak to działa w praktyce?

1. Dodajesz pracownika do projektu – na podstawie jego roli i usług w zleceniu system sam przypisuje dniówkę, stawkę oraz ewentualne dodatki.
2. Oznaczasz specjalne warunki pracy – jak „stair-carry” czy praca nocna. System uwzględnia to przy rozliczeniu dodatków.
3. Uzupełniasz koszty – np. hotele lub kilometry – i przypisujesz je do konkretnego projektu.
4. Rozliczenie miesięczne – dla każdego pracownika tworzony jest raport z kwotami do wypłaty, uwzględniający przepracowane dni i dodatki.

Technologie, które ułatwią budowę systemu

Do realizacji takiego modelu polecamy:

• Airtable – jako główną bazę z powiązaniami między tabelami.
• Make.com (dawniej Integromat) – do zaawansowanych automatyzacji, np. kopiowania danych czy tworzenia zestawień.
• Formuły i automaty Airtable – do prostych wyliczeń i logiki warunkowej.
• Airtable Interfaces – do zbudowania wygodnych paneli użytkownika (np. osobne widoki dla koordynatorów i działu finansowego).
• (Opcjonalnie) Scripting – w przypadku niestandardowych akcji automatyzujących dane.

Co zyskujesz?

• Spójność danych – jeden punkt zarządzania informacją.
• Mniej ręcznej pracy – kluczowe dane są uzupełniane automatycznie.
• Łatwiejsze rozliczenia – gotowe zestawienia z podziałem na osoby, projekty i okresy.
• Skalowalność – system poradzi sobie z większą liczbą zleceń bez zwiększania nakładów operacyjnych.
• Transparentność kosztów – wszystko widoczne i łatwe do analizy.

Dobrze zaprojektowany system pracy w Airtable może być potężnym narzędziem operacyjnym, jeśli wykorzysta się jego pełen potencjał – powiązania, formuły i automatyczne reguły. Zamiast budować wiele osobnych arkuszy, warto połączyć dane w jedną bazę i wykorzystać ją jako fundament do rozliczeń i analiz.

Jeśli chcesz wdrożyć takie podejście u siebie, możemy pomóc – od zaprojektowania modelu, przez konfigurację automatyzacji, aż po gotowe panele dla zespołu.