Firmy obsługujące zamówienia klientów często korzystają z wielu różnych kanałów komunikacji – SMS, e-mail, WhatsApp, Messenger czy formularze na stronie internetowej. Ręczne wprowadzanie tych danych do systemu jest czasochłonne i narażone na błędy, co może prowadzić do opóźnień i nieefektywnej organizacji pracy. Rozwiązaniem tego problemu jest automatyzacja, która pozwala na integrację zamówień z różnych źródeł i ich inteligentne przetwarzanie.
Konsolidacja zamówień z różnych kanałów
Pierwszym etapem automatyzacji jest scentralizowanie wszystkich zamówień w jednej bazie danych. Można to zrobić, integrując narzędzia do obsługi różnych kanałów komunikacji z systemem zarządzania zamówieniami, takim jak CRM, Airtable czy Google Sheets.
Integracja kanałów zamówień
- SMS – Usługi takie jak Twilio, ClickSend i Vonage umożliwiają automatyczne odbieranie i zapisywanie wiadomości w bazie danych.
- Komunikatory – WhatsApp i Messenger mogą być zintegrowane z systemem zamówień poprzez Meta API lub chatboty.
- Formularze internetowe – Narzędzia no-code, takie jak Typeform czy Jotform, pozwalają na przesyłanie danych bezpośrednio do wybranego systemu.
- E-mail – Narzędzia do automatyzacji, takie jak Make.com czy Zapier, mogą analizować skrzynkę pocztową i automatycznie dodawać zamówienia do systemu.
Automatyczna klasyfikacja i przetwarzanie zamówień Po zgromadzeniu zamówień w jednym miejscu warto wdrożyć sztuczną inteligencję (AI), która pomoże w ich organizacji. Dzięki wykorzystaniu technologii NLP (Natural Language Processing) można automatycznie analizować treść wiadomości i przypisywać zamówienia do odpowiednich kategorii.
Jak AI może pomóc w zarządzaniu zamówieniami?
- Analiza treści zamówienia – AI identyfikuje istotne informacje, takie jak produkt, ilość i preferowana data realizacji.
- Kategoryzacja – Zamówienia są przypisywane do właściwych działów firmy lub systemów realizacji.
- Automatyczne odpowiedzi – System może wysyłać potwierdzenia odbioru zamówienia oraz informować klientów o statusie realizacji.
Co jest potrzebne do wdrożenia automatyzacji?
- Narzędzia do integracji API (Make.com, Zapier) dla SMS, e-mail i komunikatorów.
- System zarządzania danymi (Airtable, Google Sheets, CRM).
- Moduł AI do analizy i klasyfikacji zamówień.
Automatyzacja obsługi zamówień pozwala firmom usprawnić procesy, zwiększyć efektywność i zminimalizować błędy. Integracja wielu kanałów komunikacji w jeden system umożliwia lepszą organizację pracy, a zastosowanie AI dodatkowo optymalizuje kategoryzację i przetwarzanie zamówień. Firmy, które zdecydują się na wdrożenie takich rozwiązań, zyskają większą kontrolę nad zamówieniami i będą mogły lepiej zarządzać swoimi zasobami.
Automatyzujemy procesy biznesowe
Automatyzujemy procesy biznesowe, eliminując powtarzalne zadania i redukując koszty operacyjne. Wdrażamy inteligentne rozwiązania, które zwiększają efektywność i skalowalność firm.
Skontaktuj się z nami
